چگونه مهارت های مدیریت زمان را بهبود بخشیم
انجام کارها و رعایت ضرب الاجل ها، و همچنین ثمربخش بودن در 100% مواقع برای همه دشوار است. اگر بخواهیم بطور مطلوبی مدیریت زمان داشته باشیم، شرایط به مراتب سخت تر است. خوشبختانه، راه های مختلفی وجود دارد که می توانید مهارت های مدیریت زمان تان را بهبود بخشید. این مهارت ها می تواند از تغییرات ساده روزمره تا تغییرات اساسی در نحوه برنامه ریزی زندگی تان را شامل شود! این مقاله به بررسی تکنیکهای مدیریت زمان میپردازیم که میتوانید از آنها برای انجام موثر تر و کارآمدتر کارها استفاده کنید، از آن جمله می توان به برنامهریزی روزانه، خلاص شدن از شر عوامل کاهنده تمرکز و حواسپرتیو نیز سازماندهی عالی فضای کاری نام برد.
برای انجام کاارها بیشتر از آنچه فکر می کنید، خودتان را به چالش بکشید، اما زیاده روی نکنید. اگر در روز جمعه یک مقاله تحقیقاتی وقت گیر دارید، احتمالاً زمان آن نیست که سروسامان دادن به منزلتان و نوشتن یک رمان را به لیست خویش اضافه کنید. در عوض، سعی کنید اهداف تان را برای تکمیل مقاله تحقیقاتی ، سازماندهی کنید، و نوشتن ده صفحه از رمان تان را نیز در نظر بگیرید.
2. یک برنامه روزانه برای سازماندهی وظایف بنویسید.
برای اینکار از یک تقویم یا یک تکه کاغذ برای برنامه ریزی استفاده کنید. دقیقاً نحوه استفاده از وقت خود را در هر روز ترسیم کنید و چیزی را از برنامه خود خارج نکنید. میزان زمانی را که می خواهید برای هر کار اختصاص دهید را در نظر بگیرید. به طور مثال، برنامه خود را با این صورت بنویسید: بیدار شدن و صبحانه خوردن : ساعت 7:30 تا 8:00 صبح و سپس برنامه را با اولین کار اصلی روز خود دنبال کنید، مانند پاسخ به ایمیل ها: ساعت ۸:۰۰ صبح - ۸:۳۰ صبح. ممکن است نتوانید برنامه تان را دقیقاً دنبال کنید، زیرا زندگی گاهی اوقات می تواند شما را با مدت زمان انجام یک کار شگفت زده کند. صرف نظر از این، باید بدانیم که یک برنامه، راهنمایی عالی برای حفظ شما در مسیر رسیدن به اهداف هفتگی است.
ابتدا سخت ترین یا مهم ترین کار روز تان انجام دهید. فرض کنید که تکالیف زیادی دارید که باید انجام دهید و نمی دانید از کجا شروع کنید. تاریخ های مقرر وظایف تان و همچنین سطح دشواری هر یک را مرور کنید و بر اساس آن اولویت بندی کنید. انجام یک وظیفه دشوار و زمان بر در ابتدای برنامه روزی تان باعث میشود که احساس کنید کامل شدهاید و آماده هستید تا بقیه فهرست کارهایتان را انجام دهید. به عنوان مثال، اگر فردا یک کار مهم گزارش دهی سه ماهه فروش دارید و در پایان هفته برنامه ریزی سریع دارید، با گزارش دهی شروع کنید. برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می کنم که کتاب صوتی قورباغه ات را قورت بده، شاهکار و اثر برجسته نویسنده موفق کانادایی برایان تریسی مطالعه کنید. این کتاب به شما می اموزد که چگونه برنامهریزی روزانه خود را از نقطه صفر شروع کرده و به پایان برسانید. نویسنده در کتاب مذکور به مخاطبان خود میاموزد که چگونه با بهرهگیری از ایدههای ارائه شده در کتاب با سرعت بیشتری به موفقیت در حرفهشان برسند. به عبارتی ایده ها و راهبردهای ارائه شده در کتاب صوتی قورباغهات را قورت بده بر روی ارتقای سطح بازدهی و عملکرد افراد تمرکز کرده است(مترجم).
زمانی که چندین کار را همزمان انجام می دهید یا به عبارتی مولتی تسک یا چند وظیفه ای هستید، انجام کارها سخت است. همانطور که چیزها را از لیست کارهای خود حذف می کنید، ذهن خود را بر روی کاری که در دست دارید متمرکز کنید. افکار مربوط به مسئولیت های دیگر خود را کنار بگذارید و از رفت و آمد بین وظایف نامرتبط خودداری کنید. انجام یک مسئولیت در یک زمان بسیار کارآمدتر است. [4]. به عنوان مثال، به جای پاسخ دادن به ایمیل ها و پاسخ دادن به تماس های تلفنی به طور همزمان، قبل از برقراری تماس تلفنی به همه ایمیل های خود پاسخ دهید. جابجایی بین کارها بیشتر بر مغز اثر می گذارد و روند آن را کند میکند.
شما نمی توانید 24 ساعت شبانه روز کار کنید و بهره وری داشته باشید. در طول روز زمانی را برای استراحت تان در نظر بگیرید. استراحت این امکان را فراهم می کندکه دوباره شارژ کنید و با انرژی بیشتری به کار بازگردید. سعی کنید در زمان استراحت خود کاری انجام دهید که کاملاً با وظیفه شما ارتباطی نداشته باشد، مانند کشیدن یک نقاشی، گیتار زدن، یا بازی شطرنج آنلاین! همچنین ممکن است موارد زیر را هم می توانید انجام دهید::[6]
7 . تفویض اختیار کنید، کارهایی که دیگران می توانند انجام دهند به آنها محول کنید. لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید! اجازه دادن به شخص دیگری برای مراقبت از چیزی، به شما این فرصت را می دهد که خود را وقف سایر وظایف خود کنید، در حالی که هنوز همه چیز را انجام می دهید. مطمئن شوید که به شخصی قابل اعتماد و مطمئن واگذار می کنید! تا نگران نباشید که آیا شخص واقعاً آن را انجام خواهد داد یا خیر.[7] به یاد داشته باشید که تفویض اختیار، نشانه قدرت و هوش است نه ضعف. همه باید گاهی کمک بخواهند.
برای بهبود بهره وری، فضای کاری خود را سازمان دهی کنید. میز خود را از شلوغی در آورید، یا فضایی آرام و آرام در خانه خود فراهم کنید. اگر میزتان پر از کاغذ، پاکت، خودکار و زباله باشد، در چنین شرایطی هر کسی دچار استرس می شود یا حواسش پرت می شود! فضای کاری خود را مرتب کنید تا هرگونه مزاحمت احتمالی را از بین ببرید. هر گونه زباله را دور بریزید، گرد و غبار را از روی لپ تاپ و میز تان گردگیری کنید و سعی کنید کاغذهای خود را در یک پوشه یا کلاسور مرتب کنید[14]. با این حال، مجبور نیستید همه تماس های شخصی خود را حذف کنید! برای نشاط میز کار، چند عکس روی میز قرار دهید، یا یک قلمدان زیبا یا بوته میز بامزه در نظر بگیرید تا کمی پیتزا به فضای خود بدهید.
منبع:
https://www.wikihow.com/Improve-Time-Management-Skills