چگونه مهارت های مدیریت زمان را بهبود بخشیم

  چگونه مهارت های مدیریت زمان را بهبود بخشیم

انجام کارها و رعایت ضرب الاجل ها، و همچنین ثمربخش بودن در 100% مواقع برای همه دشوار است. اگر بخواهیم بطور مطلوبی مدیریت زمان  داشته باشیم، شرایط به مراتب سخت تر است. خوشبختانه، راه های مختلفی وجود دارد که می توانید مهارت های مدیریت زمان تان را بهبود بخشید. این مهارت ها می تواند از تغییرات ساده روزمره تا تغییرات اساسی در نحوه برنامه ریزی زندگی تان را شامل شود! این مقاله به بررسی تکنیک‌های مدیریت زمان می‌پردازیم که می‌توانید از آن‌ها برای انجام موثر تر و کارآمدتر کارها استفاده کنید، از آن جمله می توان به برنامه‌ریزی روزانه، خلاص شدن از شر  عوامل کاهنده تمرکز و حواس‌پرتی‌و نیز سازماندهی عالی فضای کاری نام برد.

1. 1. اهداف هفتگی واضح و قابل اندازه گیری تعیین کنید.
2. همه چیزهایی را که دوست دارید و باید انجام دهید بنویسید. فهرست خود را مرور کنید و کارهایی را که باید در آن هفته انجام دهید، بطور مثال، کاری که ضرب الاجل آن در پیش است، اولویت بندی کنید تعیین اهداف خاص به شما کمک می کند تا انگیزه داشته باشید و پس از زمان دست یافتن به اهداف، احساس موفقیت بیشتری خواهید کرد.

برای انجام کاارها بیشتر از آنچه فکر می کنید، خودتان را به چالش بکشید، اما زیاده روی نکنید. اگر در روز جمعه یک مقاله تحقیقاتی وقت گیر دارید، احتمالاً زمان آن نیست که سروسامان دادن به منزلتان و نوشتن یک رمان را به لیست خویش اضافه کنید. در عوض، سعی کنید اهداف تان را برای تکمیل مقاله تحقیقاتی ، سازماندهی کنید، و نوشتن ده صفحه از رمان تان را نیز  در نظر بگیرید.

 2. یک برنامه روزانه برای سازماندهی وظایف بنویسید.

برای اینکار از یک تقویم یا یک تکه کاغذ برای برنامه ریزی استفاده کنید. دقیقاً نحوه استفاده از وقت خود را در هر روز ترسیم کنید و چیزی را از برنامه خود خارج نکنید. میزان زمانی را که می خواهید برای هر کار اختصاص دهید را در نظر بگیرید. به  طور مثال، برنامه خود را با این صورت بنویسید:  بیدار شدن و صبحانه خوردن : ساعت 7:30  تا 8:00 صبح  و سپس  برنامه  را با اولین کار اصلی روز خود دنبال کنید، مانند پاسخ به ایمیل ها: ساعت ۸:۰۰ صبح - ۸:۳۰ صبح. ممکن است نتوانید برنامه تان را دقیقاً دنبال کنید، زیرا زندگی گاهی اوقات می تواند شما را با مدت زمان انجام یک کار شگفت زده کند. صرف نظر از این، باید بدانیم که یک برنامه، راهنمایی عالی برای حفظ شما در مسیر رسیدن به اهداف هفتگی است.

3. 3. وظایف روزانه را بر اساس اهمیت اولویت بندی کنید.

ابتدا سخت ترین یا مهم ترین کار روز تان انجام دهید. فرض کنید که تکالیف زیادی دارید که باید انجام دهید و نمی دانید از کجا شروع کنید. تاریخ های مقرر وظایف تان و همچنین سطح دشواری هر یک را مرور کنید و بر اساس آن اولویت بندی کنید.  انجام یک وظیفه دشوار و زمان بر در ابتدای برنامه روزی تان باعث می‌شود که احساس کنید کامل شده‌اید و آماده هستید تا بقیه فهرست کارهایتان را انجام دهید. به عنوان مثال، اگر فردا یک کار مهم گزارش دهی سه ماهه فروش دارید و در پایان هفته برنامه ریزی سریع دارید، با گزارش دهی شروع کنید.   برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می کنم که کتاب صوتی قورباغه‌ ات را قورت بده، شاهکار و اثر برجسته نویسنده موفق کانادایی برایان تریسی مطالعه کنید. این کتاب به شما می اموزد که چگونه برنامه‌ریزی روزانه خود را از نقطه صفر شروع کرده و به پایان برسانید. نویسنده در کتاب مذکور به مخاطبان خود میاموزد که چگونه با بهره‌گیری از ایده‌های ارائه شده در کتاب با سرعت بیشتری به موفقیت در حرفه‌شان برسند. به عبارتی ایده‌ ها و راهبردهای ارائه شده در کتاب صوتی قورباغه‌ات را قورت بده بر روی ارتقای سطح بازدهی و عملکرد افراد تمرکز کرده است(مترجم).

4. 4. هر بار روی یک کار تمرکز کنید.

زمانی که چندین کار را همزمان انجام می دهید یا به عبارتی مولتی تسک یا چند وظیفه ای هستید، انجام کارها سخت است. همانطور که چیزها را از لیست کارهای خود حذف می کنید، ذهن خود را بر روی کاری که در دست دارید متمرکز کنید. افکار مربوط به مسئولیت های دیگر خود را کنار بگذارید و از رفت و آمد بین وظایف نامرتبط خودداری کنید. انجام یک مسئولیت در یک زمان بسیار کارآمدتر است. [4]. به عنوان مثال، به جای پاسخ دادن به ایمیل ها و پاسخ دادن به تماس های تلفنی به طور همزمان، قبل از برقراری تماس تلفنی به همه ایمیل های خود پاسخ دهید. جابجایی بین کارها بیشتر بر مغز اثر می گذارد و روند آن را کند می‌کند.

5. حواس پرتی و وقفه ها را به حداقل برسانید. توجه کامل خود را به هر کار معطوف کنید. هرگونه عوامل حواس پرتی مانند اعلان های ایمیل، تلفن و رسانه های اجتماعی را خاموش کنید. همچنین باید سر و صدایی مانند تلویزیون یا رادیو نزدیک را حذف کنید. زمانی را در نظر بگیرید که نمی‌خواهید مزاحم شوید و به هیچ وقفه‌ای توجه نکنید، مگر اینکه کاملاً ضروری باشد.[5] به طور مثال، اگر قصد دارید به مدت 45 دقیقه بنویسید، در این مدت به تلفن خود پاسخ ندهید و به هیچ ایمیلی پاسخ ندهید. پس از اتمام 45 دقیقه، می توانید ایمیل خود را بررسی کنید. رسانه های اجتماعی حواس پرتی بزرگی است. زمان شبکه های اجتماعی را در طول روز برنامه ریزی کنید و از آن دوری کنید، مگر اینکه در یک زمان برنامه ریزی شده باشد.

6. استراحت های کوتاهی داشته باشید تا دچار خستگی نشوید.

شما نمی توانید 24 ساعت شبانه روز کار کنید و بهره وری داشته باشید. در طول روز زمانی را برای  استراحت تان در نظر بگیرید. استراحت این امکان را فراهم می کندکه دوباره شارژ کنید و با  انرژی بیشتری به کار بازگردید. سعی کنید در زمان استراحت خود کاری انجام دهید که کاملاً با وظیفه شما ارتباطی نداشته باشد، مانند کشیدن یک نقاشی، گیتار زدن، یا بازی شطرنج  آنلاین! همچنین ممکن است موارد زیر را هم می توانید انجام دهید::[6]

• تماس تلفنی با یک دوست
• قدم زدن
• مدیتیشن یا انجام حرکات کششی

7 . تفویض اختیار کنید، کارهایی که دیگران می توانند انجام دهند به آنها محول کنید. لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید! اجازه دادن به شخص دیگری برای مراقبت از چیزی، به شما این فرصت را می دهد که خود را وقف سایر وظایف خود کنید، در حالی که هنوز همه چیز را انجام می دهید. مطمئن شوید که به شخصی قابل اعتماد و مطمئن واگذار می کنید! تا نگران نباشید که آیا شخص واقعاً آن را انجام خواهد داد یا خیر.[7] به یاد داشته باشید که تفویض اختیار، نشانه قدرت و هوش است نه ضعف. همه باید گاهی کمک بخواهند.

8. زمان خود را با یک مجله یا برنامه پیگیری کنید. یک دفترچه به همراه داشته باشید و هر کاری که انجام می دهید و مدت زمان آن را یادداشت کنید. از طرف دیگر، یک برنامه ردیابی وقت آزاد مانند ردیابی زمان مقرر، تقویم، یا TopTracker را دانلود کنید تا از نحوه گذراندن هر دقیقه خود مطلع شوید[8]. مطمئن باشید که در این خصوص صادق هستید. در پایان روز، نحوه گذراندن وقت خود را مرور کنید. این کار را هر روز به مدت یک هفته انجام دهید تا تصویر خوبی از نحوه گذراندن روزتان داشته باشید. در پایان هفته، اگر متوجه شدید که دقایق (یا حتی ساعت‌ها) زیادی را صرف بررسی رسانه‌های اجتماعی یا گشت و گذار در وب کرده‌اید، تغییراتی را در نظر بگیرید.[9]. بهتر است برای چند روز متوالی زمان خود را پیگیری کنید تا نگاهی صادقانه به برنامه تان داشته باشید. برخی از روزها ممکن است در یک شام تولد یا قرار ملاقات با پزشک شرکت کنید، که جزو کارهای روزمره نیستند و ممکن است برنامه شما را به هم بزنند.

9. لیست وظایف خود را در پایان هر روز مرور کنید. به آنچه که تکمیل کرده اید و همچنین کارهایی که هنوز باید انجام دهید توجه داشته باشید. کارهایی را که به پایان رساندید کنار بگذارید و فهرستی از کارهای جدید برای روز بعد تهیه کنید، با کارهایی که انجام نداده اید شروع کنید. وقت گذاشتن برای این مرحله اضافی هر شب به شما کمک می کند تا آنچه را که به دست آورده اید جشن بگیرید و در عین حال اهداف روز بعد خود را در ذهن داشته باشید. همچنین این روش می تواند به شما کمک کند تا ایده بهتری در مورد اینکه چه وظایفی بیشترین زمان را می گیرند داشته باشید. از این اطلاعات برای ارزیابی مجدد مدت زمانی که باید به خود برای تکمیل وظایف خاص اختصاص دهید، استفاده کنید.[10]. هیچ اشکالی ندارد که متوجه شوید همه وظایف خود را انجام نداده اید! به یاد داشته باشید که فردا، روز جدیدی است. به خودتان فشار بیاورید تا به اهدافتان برسید!
10. با پاداش دادن به خودتان انگیزه بدهید. در شروع یک کار، به خود قول پاداشی را در پایان آن بدهید. به عنوان مثال، اگر یک تکلیف نوشتاری دارید که باید آن را تکمیل کنید، اما حال و حوصله انجام آن را ندارید، به خودتان اجازه دهید تا یک پیاده‌روی 20 دقیقه‌ای به پارک مجاور بروید، پس از اتمام کار![11]. مطمئن شوید که پاداش شما، چیزی است که واقعا از آن لذت می برید. پاداش شما هرگز نباید باعث شکست شود یا شما را از مسیر خارج کند. برای مثال، رفتن به سینما یا استراحت بقیه روز پس از انجام یک کار 30 دقیقه ای ممکن است ایده خوبی نباشد.

11. اگر زمان برای پروژه های اضافی ندارید، از پذیرفتن آنها اجتناب کنید. به راحتی می توانید بیش از آنچه که می توانید تحمل کنید به عهده بگیرید. باید هنگام موافقت با مسئولیت های جدید واقع بین باشید و آنچه را که باید انجام دهید از قبل در ذهن داشته باشید. به عنوان مثال، اگر برنامه شما به طور کامل در طول هفته مدرسه رزرو شده است، ممکن است بهترین زمان برای انجام کار دیگری نباشد[12]. «نه گفتن» را بیاموزید. اگر نمی توانید نه بگویید، در مورد محدودیت های زمانی خود صادق باشید. برای مثال، اگر کسی از شما بخواهد تا پایان روز کاری را انجام دهید، ممکن است بگویید: "من در حال حاضر کمی بیش از حد کار دارم، اما من می توانم آن را تا پایان فردا برای شما انجام دهم". برنامه ریزی بیش از حد نیز می تواند منجر به استرس شود. وقتی استرس دارید، بهره وری کمتری خواهید داشت.

12. از زمان استراحت تان استفاده کنید. زمانی که وقت اضافی دارید، سریعا یک لیست تهیه کنید. برای مثال، سعی کنید از اتوبوس به محل کار یا مدرسه استفاده کنید تا برنامه ریزی بیشتری انجام دهید. این امر به ویژه در صورتی مفید است که در زمان فراغت خود در مورد مسئولیت های خود استرس خاصی پیدا کنید[13]. تمام زمان استراحت خود را به برنامه ریزی و سازماندهی اختصاص ندهید. این می تواند استرس زا باشد و بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ضرر داشته باشد. شما هنوز به مدتی برای استراحت نیاز دارید! اگر 10 دقیقه استراحت دارید، با اختصاص 2 یا 3 دقیقه به سازماندهی شروع کنید.

 برای بهبود بهره وری، فضای کاری خود را سازمان دهی کنید. میز خود را از شلوغی در آورید، یا فضایی آرام و آرام در خانه خود فراهم کنید. اگر میزتان پر از کاغذ، پاکت، خودکار و زباله باشد، در چنین شرایطی هر کسی دچار استرس می شود یا حواسش پرت می شود! فضای کاری خود را مرتب کنید تا هرگونه مزاحمت احتمالی را از بین ببرید. هر گونه زباله را دور بریزید، گرد و غبار را از روی لپ تاپ و میز تان گردگیری کنید و سعی کنید کاغذهای خود را در یک پوشه یا کلاسور مرتب کنید[14]. با این حال، مجبور نیستید همه تماس های شخصی خود را حذف کنید! برای نشاط میز کار، چند عکس روی میز قرار دهید، یا یک قلمدان زیبا یا بوته میز بامزه در نظر بگیرید تا کمی پیتزا به فضای خود بدهید.

منبع:

https://www.wikihow.com/Improve-Time-Management-Skills